Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy – wynikającym z art. 94 pkt 9a i art. 149 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja ta powinna stanowić odzwierciedlenie wszystkich faktycznie przepracowanych przez pracownika godzin, a zatem zarówno czasu pracy wynikającego z ustalonego dla pracownika rozkładu czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, jak też pracy w godzinach nadliczbowych, niedziele czy w święta. Zgodnie bowiem z § 8 i 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286), pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Do kart ewidencji czasu pracy dołącza się również wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
Na postawie prawidłowo i rzetelnie prowadzonej ewidencji czasu pracy pracodawca powinien zrekompensować wszystkie przepracowane przez pracownika godziny nadliczbowe. Problem jednak pojawia się gdy pracodawca zaniechał realizacji nałożonego na niego przepisami obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy lub gdy prowadzi ją w sposób niedbały. W takim przypadku pracownik będzie musiał udowodnić pracodawcy, że w godzinach nadliczbowych faktycznie pracował.
W takiej sytuacji pracownik może udowadniać fakt świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych zeznaniami świadków, którzy mogą potwierdzić okoliczności świadczenia przez pracownika pracy nadliczbowej. Ważne jest jednak to, aby świadkowie nie potwierdzili jedynie, iż dany pracownik „często pracuje w nadgodzinach i generalnie ma dużo pracy”, ale aby potrafili okoliczności konkretnego przypadku pozostania przez pracownika po godzinach pracy umiejscowić w czasie (np. podając konkretną datę, w której pracownik pracował w godzinach nadliczbowych).
Dowodem potwierdzającym dodatkową pracę mogą też być zapiski samego pracownika. Oczywiście nie chodzi tu jedynie o zapisywanie każdej godziny pracy nadliczbowej. Takie zestawienie może okazać się bowiem niewystarczające. Pracownik powinien, w miarę posiadanych możliwości, dokumentować każde zlecone mu przez pracodawcę zadanie. Dobrze byłoby aby ponadto określał ile czasu potrzebował na jego wykonanie. Ważne jest również posiadanie dokumentów, które mogą powyższe okoliczności potwierdzić np. wykazy prowadzonych rozmów służbowych wraz z godzinami w jakich się odbywały, wydruki z poczty elektronicznej wskazującej na datę i godzinę wysyłanej służbowo korespondencji czy też wszelkiego rodzaju dokumenty, na których widnieje data i godzinach ich sporządzenia. Pracownik może powoływać się również na elektroniczny wykaz wejść i wyjść do budynku, jeżeli taki system jest w zakładzie pracy zainstalowany.
Jeżeli jednak, pomimo próby udowodnienia pracy w godzinach nadliczbowych pracodawca odmawia jej rekompensaty, pracownikowi pozostaje jedynie postępowanie sądowe.
Prowadząc przed sądem pracy postępowanie o rekompensatę świadczonej pracy nadliczbowej pracownik powinien pamiętać o dwóch bardzo istotnych kwestiach.
Po pierwsze, zaniedbania w zakresie prowadzenia ewidencji obciążają pracodawcę, nigdy nie pracownika. Jeżeli bowiem pracodawca, wbrew spoczywającemu na nim obowiązkowi, nie prowadzi ewidencji czasu pracy pracowników, w razie sporu z pracownikiem będzie musiał wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, jak twierdzi, a tym bardziej, jak udokumentował (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 665/98). Brak dokumentacji powoduje bowiem zmianę ciężaru dowodu wynikającego z art. 6 k.c. stosowanego na podstawie art. 300 k.p. – ciężar ten przerzucany jest na pracodawcę zaprzeczającego faktom udokumentowanym przez pracownika. A zatem to pracodawca będzie musiał udowadniać, że pracownik nie świadczył pracy nadliczbowej w sytuacji gdy ten posiada jakiekolwiek dowody na tę okoliczność. W przeciwnym razie, w razie braku możliwości posłużenia się własnymi dowodami, w przypadku braku ewidencji czasu pracy prowadzonej przez pracodawcę, pracownik nie miałby realnej możliwości wykazania, jaką ilość godzin nadliczbowych przepracował. Pracownik nie może zatem ponosić negatywnych konsekwencji naruszeń pracodawcy.
Podobne stanowisko zajął SN w wyroku z dnia 13 stycznia 2005 r. Sąd wskazał bowiem, że jeżeli pracodawca nie zgadza się z przedstawionymi przez pracownika dowodami potwierdzającymi fakt pracy w godzinach nadliczbowych, to na niego spada ciężar przeprowadzenia dowodu przeciwnego. Analogiczne stanowisko zajął SN w wyroku z dnia 23 listopada 2001 r., sygn. akt I PKN 678/00, OSNP-wkł. 2001/7/9. Sąd Najwyższy uznał, iż ciężar dowodu w zakresie czasu wykonywania pracy spoczywa zarówno na pracowniku, który dochodzi roszczeń z tego tytułu (art. 6 k.c. w związku z art. 300 k.p.), jak i na pracodawcy, który jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy (149 k.p.).
Tym samym w sytuacji, gdy ewidencja czasu pracy jest prowadzona przez firmę w sposób niewiarygodny lub nie ma jej w ogóle, sąd może ustalić stan faktyczny np. na podstawie zeznań świadków czy innych dowodów przedstawionych przez pracownika (wyrok SN z dnia 9 lipca 2009 r., sygn. akt II PK 34/09; wyrok SN z dnia 12 marca 2010 r., sygn. akt II PK 281/09).
Udowadniając pracę nadliczbową pracownik powinien zrobić to w jak najdokładniejszy sposób. Jeżeli jednak dokładne określenie dni, w jakich praca nadliczbowa była wykonywana czy też szczegółowe określenie wymiaru pracy nadliczbowej, jest bardzo trudne, nie oznacza to, że pracownik jest na przegranej pozycji. W niektórych bowiem wypadkach, zdaniem SN, możliwe będzie zasądzenie zaległego wynagrodzenia także, gdy pracownik wskaże i udowodni pracę w godzinach nadliczbowych w pewnym zamkniętym okresie czasu, jednak bez wskazywania konkretnych godzin (wyrok SN z dnia 9 lipca 2009 r., sygn. akt II PK 34/09).
Po drugie, pracownik może powołać się na wszystkie te dokumenty które przedstawiał pracodawcy na potwierdzenie pracy w godzinach nadliczbowych(np. na własną ewidencję czasu pracy, e-mailową korespondencję z zaznaczoną godziną jej wysłania czy odebrania, faktury, bilingi ze służbowych rozmów telefonicznych itp.). W wyroku z dnia 19 czerwca 2008 r., sygn. akt II PK 345/07, SN uznał, iż dowód z prowadzonej przez pracownika ewidencji czasu pracy jest „nietypowy”, jednakże – wobec niewykonania obowiązku w tym zakresie przez pracodawcę – sąd, celem dokonania ustaleń, musi korzystać z wszelkich środków dowodowych, a tym samym również z dowodów przedstawionych przez pracownika na okoliczność wykonywania pracy nadliczbowej.
Dowód stanowić zatem mogą również prywatne zapiski samego pracownika, które prowadził na własny użytek. Istotny jest tu wyrok SN z dnia 4 października 2000 r., sygn. akt I PKN 71/00, w którym Sąd orzekł, że przepisy k.p. dotyczące obowiązków pracodawcy związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy pozwalają na przyjęcie, że pracownik może prowadzić dowód prima facie na okoliczność faktycznie przepracowanych godzin nadliczbowych. Służy temu konstrukcja domniemań faktycznych (art. 231 k.p.c.).
Podsumowując, w sytuacji kiedy pracodawca nie wykonywał wszystkich ustawowo nałożonych na niego obowiązków dotyczących prowadzenia ewidencji czasu pracy, pracownik może mimo to skutecznie udowodnić przed sądem pracy pracę w godzinach nadliczbowych.
Dlatego też chcąc uniknąć wątpliwości, a czasem nawet sporów, związanych z zasadami wykonywania pracy nadliczbowej na terenie zakładu pracy, pracodawca powinien precyzyjnie określić zasady przebywania na terenie zakładu pracy po godzinach pracy w jednym z obowiązujących w zakładzie pracy aktów wewnątrzzakładowych. Dla skuteczności wprowadzonych w aktach wewnątrzzakładowych zasad pracodawca winien na bieżąco kontrolować czy pracownicy stosują się do obowiązujących procedur. Pozostanie przez pracownika w pracy po godzinach stanowić będzie w tym przypadku naruszenie obowiązujących w zakładzie pracy regulaminowych zasad. Za takie zachowanie pracownik może nawet otrzymać karę upomnienia lub nagany.
Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy, wraz z potwierdzeniem zachowania wdrożonych w zakładzie pracy procedur polecania pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych, może też być skutecznym przeciwdowodem na podnoszone przez pracownika w trakcie sporu sądowego argumenty świadczące o jego pracy nadliczbowej.
Ponadto pamiętać należy, że możliwość wystąpienia przez pracownika z roszczeniem o uznanie wykonywanej pracy za nadliczbową oraz o jej rekompensatę przedawnia się z upływem trzech lat liczonych od dnia, w którym roszczenie pracownika o rekompensatę pracy nadliczbowej stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.). W tym okresie pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o uznanie świadczonej przez niego pracy za nadliczbową oraz o jej rekompensatę, a w przypadku nie uwzględnienia takiego wniosku przez pracodawcę, wystąpić do sądu z pozwem przeciwko pracodawcy. Warto zatem przechowywać dokumenty potwierdzające pracę nadliczbową – w przypadku pracownika, a w przypadku pracodawcy – wszelkie dokumenty związane np. z wydawaniem pracownikom poleceń pracy nadliczbowej, przez wskazany wyżej okres. Może się bowiem okazać, że nawet po kilku latach od ich powstania, okażą się przydatne.
